متن

آشنایی با بخش های مختلف فرانت آفیس

فرانت آفیس- بک آفیس

لابی  LOBBY :

مهمترین قسمت در بخش های مختلف هتل از لحاظ ساختار، طراحی ، دکوراسیون و می باشد .

بیشترین فضای موجود درهتل ها که مورد استفاده قرار می گیرد لابی است . در قسمت بعد از درب ورودی اولین قسمت مورد برخورد مهمان است و به دلیل اینکه اولین تصویر مهمان از هتل ، برداشت وی از لابی است ، بنابراین باید بسیار لوکس ، زیبا و جذاب باشد و نیز به دلیل اینکه پر رفت و آمد ترین قسمت هتل ، لابی است ، از لحاظ نظافت ، خدمات و زیبایی و چیدمان و نیز وسایل محیطی شامل نور، تهویۀ هوا ، دمای هوا ، بوی لابی و موارد مختلف از این دست ، در سطح بسیار بالایی باید باشد .

* بزرگترین لابی در سانفرانسیسکو است که به اندازه یک زمین فوتبال است .

میز پذیرش : 

یکی از تقسیمات بخش پذیرش فرانت آفیس است که مهمترین و با اهمیت ترین قسمت هتل این بخش است . بخش پذیرش به این دلیل که نزدیکترین و بیشترین برخورد را با مشتری دارد و می تواند به نسبت ، تأثیر مثبت و یا منفی بر این امر داشته باشد وهمین طور به این علت که این قسمت مرکز هماهنگی بخش های هتل است ، از مهمترین قسمت های هتل است .

میز پذیرش دارای قسمت های متفاوتی است که شامل :

CONCIERGE – INFORMATION – REGISTRATION – CASHIER می باشد .

 CASHIER : با اینکه صندوقدار است ، در میز پذیرش فعالیت می کند . اما زیر نظر امور مالی و حسابداری می باشد . این قسمت با یک پارتیشن از بخش های دیگر جدا می شود و توسط دریچه ای با مشتری ارتباط دارد . دلیل این امر به شرح زیر است :

V   آرامش کافی جهت محاسبات و عدم اشتغال .

V   امنیت کافی .

V   ارتباط با بخش های دیگر .

INFORMATION  : بر خلاف تصور عموم ، افرادی که در این قسمت فعالیت دارند باید افرادی مطلع در تمامی زمینه ها نظیر آشنایی با آثار باستانی و جاذبه های طبیعی شهر خود و کشور و آشنایی با مراکز خرید و آشنایی با کمک های اولیه و زبان بین المللی و آشنایی با قسمت های مختلف هتل و شماره تلفن های ضروری و مهم باشند ؛ علاوه بر این از لحاظ آداب و معاشرت ، ظاهر و ارتباطات و روانشناسی نیز در سطح بالایی باشد .

* نکته : با توضیحات ارائه شده درمی یابیم که متصدیان این شغل باید کاملا ً تخصصی و برجسته باشند . اما گاهی اینگونه تصور می شود که وظیفه این افراد راهنمایی کردن مهمانان در خصوص محل اتاق مدیر و یا سرویس های بهداشتی و مواردی از این دست می باشد .

REGISTRATION  : مهمترین شغل در برخورد با مشتری در هتل به عهده کارمندان این بخش می باشد .  چرا که در ورودی و خروجی عملیات CHECK  IN , CHECK  OUT قرار دارد . یعنی کلیه مراحل پذیرش و تسویه حساب مهمان و خروج وی از طریق این افراد انجام می شود .

 CONCIERGE  : یک قسمت از دیگر بخش های پذیرش می باشد که مسئولیت امور پستی درون هتل و تورهای هتل را بر عهده دارد . مسئولین این امر باید :

V   آشنایی کامل با مراحل تور.

V   بستن تعداد مسافران .

V   آشنایی با قسمت های مختلف شهر نظیر آثار باستانی ، منابع طبیعی ، مراکز تفریحی و مراکز خرید .

V   آشنایی با انواع خودرو جهت مسافرت .

V   امور بیمه مسافران .

V   آشنایی با امور برنامه ریزی و مدیریت .

V   صبر و حوصله و برخورد مناسب .

V   آشنایی با زبان خارجه .

BACK OFFICE

V   اپراتور تلفن TELL OPERATOR

V   مدیر هتل HOTEL MANAGEMENT

V   حسابدار و امور مالی ACCOUNTANT

V   کارمندان رزرواسیون RESERVATION PERSONAL

V   رئیس فنی مهندسی ENGINEERING

V   بازاریابی و فروش SALE  AND  MARKETING

V   رئیس صندوقداران CASHIER GENERAL

اپراتور : نقشی همانند INFORMATION در فرانت آفیس دارد . اما اطلاعات وی در زمینه تلفن های ارتباطی می باشد . اما اگر اطلاعاتی در خصوص اماکن مربوطه نیز داشته باشد بسیار عالی است .

مدیر هتل : اغلب اتاق جایگاه وی در قسمت بک آفیس است . در صورتی که مدیر هتل در این قسمت نباشد مسئولیت لابی به عهده مدیر داخلی و یا سرپرست پذیرش می باشد .

حسابداری و امور مالی : کار او رسیدگی به کلیه امور مالی و هزینه های هتل می باشد که از مشاغل مهم این بخش COST CONTROL  و  NIGHT EDITOR می باشد .

کارمندان رزرواسیون : همانند پرسنل رجیستریشن دارای فعالیت و حساسیت مشابه می باشند . برجستگی کار این افراد زمانی است که تنها از طریق مکالمه و بیان صحیح قابلیت ایجاد تصویری زیبا و مورد پسند از هتل و لذت اقامت را به فرد القا می کند . یعنی این فرد باید از لحاظ فن بیان و حرفه سخنوری و تأثیر گذاری و روانشناسی برجسته باشد .

رئیس فنی مهندسی : در بحث فنی هتل باید در نظر داشت این افراد باید تیمی کاملا ً حرفه ای و به روز و دارای تجهیزات کامل ، شیفت کاری مشخص و نیز افرادی جهت ذخیره برای روز مبادا داشته باشند .

از این طریق یک هتل می تواند به نوعی آسودگی خاطر و اطمینان نسبت به سرویس مناسبی در قسمت های مختلف هتل داشته باشد . این قسمت در نزدیکی موتورخانه هتل قرار دارد . قسمت مهندسی باید دارای دفتر بایگانی باشد تا نتیجه گزارش ها ثبت شود .

بازاریابی و فروش : امروزه در بحث تبلیغات ADVERTISING , PROPAGANDA و نیز بازاریابی بسیار شاخص و برجسته است . جذب یک بازار مناسب باعث سود تساعدی هتل و شناساندن آن به افراد مختلف می باشد . از این طریق مهمانان با دریافت سرویس مناسب از راه تبلیغات دهان به دهان بیشترین کمک را به بحث فروش و سودآوری می کنند . یک مدیر بازاریابی آگاه با تحقیقات مناسب و سرمایه گذاری در این خصوص می تواند از آداب و رسوم ، فرهنگ ، نیازها ، درخواست و انتظارات و پتانسیل های بازار آگاه شود و با توجه به این موضوع برنامه ریزی صحیح و اصولی داشته باشد .

رئیس صندوقداران : فردی که به عنوان مسئول صندوقداران است ، متصدی کلیه امور و مسئولیت های حساب های روزانه و ماهانه و هفتگی صندوق های بخش های مختلف می باشد .

بخش حفاظت و انتظامات : مسئول حفاظت و نظم و آرامش در تمامی قسمت های هتل و حافظ اموال هتل و مسافران و جلوگیری از هرگونه مزاحمتی می باشد . در این بخش وجود چند کارگر ورزیده ضروری است . البته این قبیل کارکنان باید با خوشرویی و حسن خلق کامل این وظیفه را انجام دهند . آن ها موظف هستند با نهایت هوشیاری افراد و مسافران مشکوک را زیر نظر بگیرند تا از وقوع حوادث احتمالی جلوگیری کنند . بخصوص در مورد مهمانان VIP . مأمورین نگهبانی و بخش آتش نشانی هتل زیر نظر حفاظت و انتظامات انجام وظیفه می کنند .

آتش نشانی : یکی از مسائلی که در تشکیلات هتل باید باشد مسئله اطفا حریق است . هتل ها باید به وسایل زیر مجهز باشند :

V   ایجاد پله های اضطراری در ساختمان طبق نظر متخصصین .

V   نصب کپسول های آتش خاموش کن در کلیه قسمت ها .

V   داشتن وسایل آژیر خطر در تمامی قسمت های هتل .

V   نصب تابلوهای نشان دهنده راه های خروج اضطراری .

V   آموزش لازم در زمینه آتش نشانی به کلیه کارکنان و کارگران هتل .

آسانسور: در ساختمان هتل لزوم کار گذاشتن آسانسور برای حمل غذا از آشپزخانه به طبقات بالاتر و یا آسانسور مخصوص پرسنل و کارکنان هتل لازم است . همچنین از آسانسور برای حمل وسایل قسمت خانه داری از قبیل ملحفه  ، حوله و…. استفاده می شود . چنانچه آسانسور در حد احتیاجات در هتل نباشد باعث تلف شدن وقت مسافران و از طرفی موجب کندی و اختلال کار قسمت های هتل و پرسنل می شود . پس باید آسانسور در حد احتیاج تعبیه شود .

تلویزیون های مدار بسته : می توانند در هتل ها برای کنترل و زیر نظر قرار گرفتن اوضاع و جریان کار قسمت های مختلف مؤثر باشند . به این ترتیب که مدیر هتل هر که را بخواهد زیر نظر می گیرد و این سبب خواهد شد تا مسئولین مراقب اعمال خود باشند . بنابراین کنترل از این طریق از نظر نظم و انضباط بسیار مؤثر می افتد . با تلویزیون های مدار بسته می توان قسمت های مختلف هتل از قبیل رستوران ، آشپزخانه ، کافه تریا ، امور خانه داری ، لابی ، راهروهای طبقات مختلف و حتی رفت و آمد مسافران را مد نظر قرار داشت . استفاده از این سیستم منوط به نظر مدیر هتل است که دوربین را در کدام قسمت به کار ببرد . اهمیت این تلویزیون ها از نظر امنیت و حفاظت قابل توجه است .

مخابرات : واحدی است که در بک آفیس قرار گرفته و زیر مجموعه فرانت آفیس است و وظیفه برقراری تلفن مهمان با جاهای مختلف را بر عهده دارد و نیز ارتباط واحدهای مختلف با یکدیگر و با مدیر هتل را برعهده دارد . در واحد مخابرات سیستم  EXCHANGE قرار دارد که سیستمی است که ورودی آن چند خط محدود بطور تلفن داخلی و خطوط خریداری شده از مرکز مخابرات شهر و در حالیکه خروجی این سیستم بسیار زیاد است ، زیر نظر رسپشن می باشد .